Como sincronizar o calendário do Sogio com Airbnb, Booking.com e outras plataformas

Overbooking quase sempre nasce do mesmo jeito: uma data está livre no Airbnb, livre no Booking, e alguém reserva nos dois ao mesmo tempo. Nenhuma das duas plataformas sabe da outra. Quem precisa saber é você, ou uma ferramenta no meio.

É isso que a sincronização de calendário faz. E ela tem duas direções, não uma só:

Direção	O que faz	Por que importa
Trazer o Airbnb, o Booking (...) para o Sogio	O Sogio lê o calendário de cada plataforma e enxerga o que já está ocupado lá	Sem isso, o Sogio não sabe de uma reserva feita direto no Airbnb ou no Booking
Levar o Sogio para o Airbnb, o Booking (...)	Cada plataforma passa a ler um calendário que o Sogio publica	Sem isso, uma reserva registrada no Sogio (ou um bloqueio de manutenção) não impede a mesma data de ser vendida lá

Fazer só uma das duas deixa metade do problema aberto. Este guia cobre as duas, para Airbnb, Booking.com e qualquer outra plataforma que publique calendário em iCal (Vrbo incluso).

Antes de começar

O mecanismo por trás de tudo isso se chama iCal: um formato de calendário aberto que Airbnb, Booking.com, Vrbo e praticamente toda OTA usa para trocar disponibilidade com ferramentas de fora. É gratuito, já vem embutido nas três plataformas, e não exige nenhuma integração especial: só uma URL colada no lugar certo, dos dois lados.

O que ele não é: instantâneo. Cada plataforma busca a URL da outra de tempos em tempos, não a cada reserva. Isso aparece de novo na seção de cuidados, mas vale adiantar: um pequeno atraso entre plataformas é normal, e faz parte do mecanismo, não é falha dele.

Tudo pelo assistente do Sogio

Do lado do Sogio, você não preenche formulário nenhum: pede ao assistente do Sogio no WhatsApp, em linguagem normal, como pediria a alguém da sua equipe. Se ainda não conectou o WhatsApp à sua conta, mande qualquer mensagem para o Sogio: ele responde com um link. Abra o link, entre na sua conta Sogio e autorize. O link vale por 10 minutos e só serve para o número que o recebeu. Quando a conexão termina, o assistente avisa na própria conversa.

Duas regras do assistente que aparecem ao longo do guia:

• Pedido que só cria alguma coisa (conectar um calendário, gerar uma URL, bloquear datas) ele executa direto.
• Pedido que altera ou apaga o que já existe (trocar uma URL, desligar a retransmissão, revogar, remover, mudar um bloqueio) ele descreve o que vai fazer e pergunta "Confirma?". Só depois do seu "sim" a mudança acontece.

Se você tem mais de um imóvel, diga o nome dele na mensagem. Com um imóvel só, o assistente usa esse e avisa qual usou.

Direção 1: trazer Airbnb, Booking e outras para o Sogio

Aqui o Sogio passa a ler o calendário de uma plataforma. Toda reserva feita lá aparece para você registrar no Sogio, e entra na conta de ocupação e receita do imóvel.

O único dado que o Sogio precisa é a URL de exportação do calendário da própria plataforma. Pegue essa URL conforme abaixo.

No Airbnb

1. No Airbnb, vá em Calendário e selecione o imóvel.
2. Clique em Disponibilidade.
3. Na seção Conectar calendários, clique em Conectar a outro site.
4. Copie o link do calendário do Airbnb. É essa URL que você manda ao assistente.

No Booking.com

1. Entre na Extranet do Booking.com e selecione o imóvel.
2. No menu superior, abra Calendário e preços e clique em Sincronizar calendários.
3. Clique em Exportar calendário e depois em Copiar link. É essa URL que você manda ao assistente.

Em outras plataformas (Vrbo e afins)

O caminho se repete em qualquer plataforma baseada em iCal: procure por Calendário, Disponibilidade ou Configurações e, dentro dali, uma opção de Sincronizar calendários ou Exportar calendário. No Vrbo, por exemplo, fica em Calendário → Configurações → aba Disponibilidade → Sincronização de calendário, com um botão de exportar a reserva do imóvel.

O Sogio aceita o calendário de qualquer plataforma que publique iCal, não só das três citadas aqui: basta dizer o nome dela ao assistente.

Com o assistente

Mande a URL junto com o nome da plataforma e do imóvel, numa mensagem só:

• "Conecta o calendário do Airbnb no Apartamento Centro: cole aqui a URL"
• "Liga este calendário do Booking na Casa da Praia: cole aqui a URL"

Para conferir ou mudar o que já está ligado:

• "Quais calendários estão ligados na Casa da Praia?" (o assistente mostra também quando foi a última leitura de cada um e se a última tentativa falhou)
• "O Airbnb trocou a URL do calendário do Apartamento Centro, a nova é esta: cole aqui a URL"
• "Remove o calendário do Vrbo da Casa da Praia"

Cada imóvel aceita até 10 calendários externos, folga de sobra para todas as plataformas em que ele pode estar anunciado.

Depois de conectar

O Sogio passa a ler cada calendário externo sozinho, em segundo plano, a cada 2 minutos aproximadamente. Você não precisa pedir nada para atualizar. O que ele encontra não vira estadia sozinho: quando quiser, pergunte ao assistente o que ainda falta registrar e peça para registrar.

• "Tem reserva do Airbnb ou do Booking que ainda não está no Sogio?"
• "Registra a reserva do Airbnb de 12 a 15 de outubro no Apartamento Centro"

Se faltar algum dado obrigatório da estadia, como o nome ou o telefone do hóspede, o assistente pergunta antes de registrar.

Direção 2: levar o Sogio para Airbnb, Booking e outras

Aqui é o caminho inverso: o Sogio publica uma URL de calendário, e é a OTA quem busca, para saber o que já está ocupado. Ela cobre três origens de uma vez: estadias registradas no Sogio, bloqueios manuais de datas (manutenção, uso próprio) e as reservas que o Sogio já leu de outras plataformas. Essa última parte não depende de você registrar a reserva como estadia: basta o calendário de origem estar conectado (Direção 1) para as datas dele chegarem às outras plataformas.

Cada destino recebe a sua própria URL. O Sogio gera uma URL específica para o Airbnb, outra para o Booking.com, e assim por diante. Nunca use a mesma URL em dois lugares. O motivo é técnico e importa: o calendário de um destino já omite as reservas feitas ali mesmo (a própria plataforma já sabe delas); colar essa URL numa segunda plataforma faria as reservas do primeiro destino nunca aparecerem bloqueadas para ela.

Pelo mesmo motivo, chame cada plataforma pelo mesmo nome nas duas direções: o Airbnb que você conectou na Direção 1 é o mesmo Airbnb para o qual você pede a URL aqui. É assim que o Sogio sabe o que aquela plataforma já conhece.

Com o assistente

Peça uma URL por destino:

• "Gera a URL do calendário da Casa da Praia para o Airbnb"
• "Agora uma para o Booking, do mesmo imóvel"

O assistente responde com a URL na própria conversa. Ela é longa e termina em .ics: copie inteira, do começo ao fim. Essa URL é secreta (mais na seção de cuidados abaixo). Se precisar dela de novo depois, para conferir o que foi colado numa plataforma, pergunte:

• "Qual é a URL do calendário da Casa da Praia para o Booking?"

No Airbnb

1. No Airbnb, vá em Calendário e selecione o imóvel.
2. Clique em Disponibilidade.
3. Na seção Conectar calendários, clique em Conectar a outro site.
4. Cole a URL do Sogio no campo de endereço do calendário, dê um nome (por exemplo "Sogio") e clique em Adicionar calendário.

No Booking.com

1. Entre na Extranet do Booking.com e selecione o imóvel.
2. No menu superior, abra Calendário e preços e clique em Sincronizar calendários.
3. Clique em Adicionar conexão de calendário, dê um nome à conexão e cole a URL do Sogio no campo do link.

Em outras plataformas (Vrbo e afins)

De novo, o nome do botão muda, o mecanismo não: procure Importar calendário ou Conectar calendários nas configurações de disponibilidade do imóvel e cole a URL do Sogio ali. No Vrbo, por exemplo, o caminho é Calendário → Configurações → aba Disponibilidade → Sincronização de calendário → Conectar calendários → Gerenciar calendários importados → Importar um calendário.

O que aparece do outro lado

A OTA não recebe nome de hóspede nem valor da reserva, só a informação de que a data está ocupada, mostrada como "Sogio (Not available)". É proposital: o calendário publicado nunca carrega dado pessoal.

Bloqueio de datas sem reserva

Manutenção, reforma, uso próprio: para tirar uma data de circulação sem criar uma estadia, peça um bloqueio de datas ao assistente. As duas datas contam como bloqueadas, de ponta a ponta: bloquear de 10 a 12 tira de circulação as noites de 10, 11 e 12.

• "Bloqueia a Casa da Praia de 10 a 12 de novembro"
• "Quais bloqueios a Casa da Praia tem?"
• "Estende o bloqueio de novembro da Casa da Praia até o dia 14"
• "Remove o bloqueio de novembro da Casa da Praia"

Um bloqueio não pode cair em cima de uma estadia já registrada nem de outro bloqueio do mesmo imóvel: nesse caso o Sogio recusa e o assistente avisa. Como o bloqueio entra no mesmo calendário publicado da Direção 2, qualquer OTA já sincronizada para de oferecer aquele período, sem precisar bloquear à mão em cada plataforma separadamente.

Dúvidas e cuidados

Isso é em tempo real? Não. Cada plataforma busca a URL da outra de tempos em tempos. O Airbnb atualiza um calendário importado a cada 3 horas em média (com um botão de atualizar na hora, se não quiser esperar), o Booking.com é da ordem de horas, e o Sogio lê os calendários externos a cada 2 minutos. Não prometa "tempo real" a ninguém, nem para você mesmo.

A URL que o Sogio gera é secreta. Quem tiver essa URL enxerga as datas ocupadas do imóvel. Trate como uma senha: não cole em planilha compartilhada nem mande por um canal público.

Precisei trocar a URL. E agora? Peça ao assistente para gerar uma URL nova no lugar da antiga (por exemplo, se ela vazou): "Troca a URL do calendário do Apartamento Centro para o Airbnb". A URL antiga para de funcionar imediatamente, e você precisa colar a nova na OTA correspondente, no lugar da antiga, para o calendário voltar a atualizar por lá. Também dá para revogar de vez, se não quiser mais publicar para aquele destino: "Para de publicar o calendário do Apartamento Centro para o Booking". Depois de revogar, aquela plataforma não recebe mais nenhum bloqueio vindo do Sogio. Nos dois casos o assistente pergunta "Confirma?" antes.

Nunca use a mesma URL do Sogio em duas plataformas. É a causa mais comum de uma data "escapar". Veja a explicação na Direção 2, acima.

Mandei a URL do Sogio de volta para o Sogio por engano. O Sogio recusa isso automaticamente, para não criar um calendário que se lê a si mesmo, e o assistente avisa. Na Direção 1, a URL certa é sempre a que a plataforma exporta.

Cancelei uma reserva e a data não libera na hora. Espere o intervalo de leitura normal correr. O cancelamento precisa primeiro ser lido pelo Sogio (se veio de fora) e depois propagado para o calendário publicado, e cada plataforma de destino só busca de novo depois de um tempo. Se uma data específica ficar presa por muito mais tempo que isso, o problema costuma ser um calendário externo reexportando a mesma reserva de um jeito que confunde a leitura. A saída é desligar a retransmissão daquele calendário externo, para que as reservas dele parem de ser repassadas às outras plataformas: "Para de repassar as reservas do Booking da Casa da Praia para as outras plataformas". O calendário continua conectado e lido pelo Sogio; só deixa de alimentar os outros destinos. Quando quiser voltar, peça para religar.

Já sincronizo Airbnb e Booking.com direto um com o outro, sem o Sogio. Pode manter, nada quebra. Mas com os dois também sincronizados pelo Sogio, essa ligação direta vira redundante: o Sogio já cobre o mesmo caminho, e ainda soma as reservas ao seu controle financeiro.

Onde o Sogio entra

O ganho de fazer isso pelo Sogio, e não plataforma a plataforma, é não precisar voltar em cada uma toda vez que alguma coisa muda: um bloqueio pedido uma vez no WhatsApp já aparece em todos os destinos publicados, e uma reserva lida de qualquer plataforma já soma na receita do imóvel assim que você pede para registrá-la. A sincronização deixa de ser rotina manual e vira encanamento: você configura uma vez, numa conversa, e o resto se ajusta sozinho.